Làm Thế Nào Để Xin Lỗi Đúng Cách Và Xin Thứ Lỗi Một Cách Chân Thành

HuyenBTL

28 thg 11, 2024

Mặc dù có ý định tốt nhất, nhưng sẽ có lúc trong một mối quan hệ - cho dù đó là một cuộc tấn công cá nhân hay công việc - nơi một bên bị tổn thương hoặc buồn bã.

Bạn có thể có một chút bất cẩn với lời nói của mình hoặc không nhạy cảm với những cảm xúc của phía bên kia, và trong một số trường hợp, hành động của bạn có thể được đưa ra khỏi bối cảnh.

không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc theo yêu cầu
đến muộn trong một cuộc họp
không trả lời email hoặc cuộc gọi sớm hơn
bất đồng về giá cả và phạm vi công việc
hiểu sai về bàn giao dự án
không tuân theo lời hứa hoặc yêu cầu của bạn
chi phí bất ngờ mà bạn phải đưa vào hóa đơn
những sự cố không mong muốn sẽ làm trì hoãn dự án, như chính phủ phê chuẩn mất quá nhiều thời gian hoặc một nhà cung cấp không thể giao hàng vào phút cuối

quên mang quà cho những dịp đặc biệt
đến muộn trong các bữa tiệc
bỏ qua một tin nhắn bạn bè hoặc thành viên gia đình
những bất đồng liên quan đến tiền bạc, chẳng hạn như không đồng ý về việc chi bao nhiêu cho các kỳ nghỉ, quà tặng hoặc cửa hàng tạp hóa
nói điều gì đó vô duyên hoặc không phù hợp

Hậu quả tiêu cực của việc không xin sự thứ lỗi

Không xin lỗi hoặc đưa ra lời xin lỗi nửa vời sẽ làm hỏng mối quan hệ của bạn với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp. Nó có thể tách xa bạn với những người bạn thân mà bạn đã từng nói chuyện và thường xuyên đi chơi. Nó có thể làm căng thẳng các mối quan hệ công việc đến mức bạn không còn cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với nhóm của mình hoặc tham gia cùng ho ̣ trong giờ nghỉ trưa.

Nhiều hơn nữa, không xin lỗi có thể hạn chế cơ hội của bạn để làm việc trong các dự án thú vị tại nơi làm việc, bởi vì bạn sẽ không cảm giác thoải mái khi làm việc với người đã tức giận với bạn hoặc bạn sẽ không được tham gia các dự án này vì sự thay đổi đó. Đồng đội của bạn và những người khác trong văn phòng của bạn có thể đứng vê 68; phía nhau nếu đó là một sự thay đổi đủ lớn và điều đó có thể ảnh hưởng đến các cơ hội mà bạn nhận được trong công việc.

Các nhà quản lý có thể cảm thấy biện minh khi không xin lỗi về những sai lầm của họ, đặc biệt là trong các tình huống khi các nhân viên của họ có một phần lỗi lầm. Học cách xin lỗi là một phần của chiến lược lãnh đạo dài hạn hiệu quả. Không ai muốn làm việc với một ông chủ không thừa nhận sai lầm của họ. Nó cũng tạo ra một môi trường độc hại mà không có trách nhiệm, vì cấp dưới cảm thấy có lý lẽ khi đẩy trách nhiệm cho người khác vì đó là những gì ông chủ của họ làm.

Cách xin lỗi từng bước

Bạn đã biết một lời xin lỗi không thành thật có thể tàn phá các mối quan hệ của bạn. Bây giờ, đây là lúc để tìm hiểu những gì tạo thành một lời xin lỗi hoàn chỉnh để bạn biết cách xin lỗi vào lần tiếp theo khi tình huống xảy ra.

Dưới đây là năm bước để xin lỗi của nhà tâm lý học Steven Scher và John Darley, được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Tâm lý học.

1. Thể hiện sự hối hận về hành động của bạn

Bắt đầu lời xin lỗi của bạn bằng cách nói và theo nó với một cụm từ ngắn gọn tóm tắt cảm giác hối hận của bạn về những gì đã xảy ra. Bạn phải có ý này khi bạn nói ra những lời này và phải nói cụ thể về những gì bạn xin lỗi.

Điều đó đã sai bởi vì...
Tôi ước tôi đã không làm điều đó bởi vì...
(Những gì tôi đã làm) khiến bạn cảm thấy (cảm xúc tiêu cực) và điều đó thật tệ

Đọc hướng dẫn này để tìm hiểu thêm về sự đồng cảm:

3. Nhận trách nhiệm Chẳng hạn, điều gì sẽ xảy ra nếu người quản lý của bạn đặt ra thời hạn, nhưng không cung cấp cho bạn các tài liệu để hoàn thành công việc đúng hạn?

Đổ lỗi có thể làm cho bạn cảm thấy tốt hơn, nhưng nó sẽ không hiệu quả và thậm chí có thể leo thang tình hình. Thay vào đó hãy đồng cảm với sự thất vọng của họ để bạn có thể tập trung giải quyết vấn đề.

, theo một bài viết trên blog của Đại học Maryville về việc xử lý các khách hàng thách thức.

Vì vậy, nếu khách hàng của bạn tức giận vì một dự án mất nhiều thời gian hơn họ mong đợi, bạn nên thừa nhận sự thất vọng của họ bằng cách nói. Sau đó, nhanh chóng xoay vòng cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi về cách họ muốn bạn xử lý các tình huống như thế này trong tương lai.

Bạn đang khó khăn khi làm việc với ông chủ của bạn? Những hướng dẫn này có thể giúp bạn:

4. Đề nghị sửa đổi

Bạn đã bày tỏ sự hối hận, đồng cảm với người khác về cảm xúc của bạn và sở hữu lỗi lầm của bạn. Nhiều người sẽ coi đây là một lời xin lỗi hoàn chỉnh, nhưng trên thực tế, nó vẫn còn thiếu hai khía cạnh quan trọng, cả hai đều được thiết kế để làm cho bên bị xúc phạm cảm thấy tốt hơn.

Làm thế nào bạn có thể làm cho người đó cảm thấy tốt hơn? Điều đầu tiên bạn có thể làm là tùy thuộc vào họ.

Hứa sẽ làm một điều gì đó cho họ để bù lại. Bạn có thể nói, hoặc chỉ cần đề nghị làm điều gì đó liên quan trực tiếp đến cách bạn làm họ khó chịu ngay từ đầu.

Ví dụ, đây là những gì bạn có thể nói sau khi bất đồng với đồng nghiệp của mình,

"Tôi đã nghi ngờ về khả năng của bạn khi tạo bài thuyết trình cho sản phẩm XYZ. Lần tới, tôi sẽ để bạn tự tạo bản trình bày để bạn có thể thể hiện kỹ năng của mình với toàn nhóm".

Hãy cẩn thận để không bù đắp với những nỗ lực của bạn để sửa đổi. Lời đề nghị của bạn phải tương xứng với hành vi phạm tội của bạn, như vậy bạn không kết thúc với sự hận thù vì điều đó.

5. Hứa sẽ thay đổi

Một lời xin lỗi là vô nghĩa nếu bạn phạm tội tương tự trong tương lai. Đây là lý do tại sao hứa hẹn thay đổi là rất quan trọng khi bạn muốn xin lỗi sâu sắc vì những vi phạm nghiêm trọng.

Sau khi hứa sẽ sửa đổi, bạn có thể kết thúc lời xin lỗi của mình bằng cách nói .

Hãy cố gắng hết sức để thực hiện theo lời hứa này, nếu không lời xin lỗi tiếp theo của bạn sẽ cảm thấy không chân thành với người mà bạn đã xúc phạm bất kể bạn cảm thấy hối hận thế nào.

Cách viết thư xin lỗi

Đôi khi, viết thư xin lỗi là cần thiết khi người bạn xúc phạm không muốn gặp bạn, hoặc bạn muốn viết một lời xin lỗi chính thức.

Giữ cho nó ngắn gọn. Bạn không phải kể toàn bộ câu chuyện về những gì đã xảy ra.
Đừng phóng đại.
Đừng đổ lỗi cho người khác.
Giữ nó chân thành và chuyên nghiệp.

lời xin lỗi cá nhân
lời xin lỗi của bên thứ ba
lời xin lỗi đại chúng

Bây giờ chúng ta hãy xem cách viết một lá thư xin lỗi chặt chẽ hơn cho từng loại lời xin lỗi:

1. Lời xin lỗi cá nhân

Một lời xin lỗi cá nhân, như tên của nó, được viết khi bạn làm tổn thương hoặc xúc phạm ai đó. Đó là phiên bản viết của khung xin lỗi đã thảo luận ở trên.

Ví dụ về xin lỗi cá nhân từ Grammarly

2. Lời xin lỗi của bên thứ ba

Một lời xin lỗi của bên thứ ba được đưa ra khi bạn xin lỗi thay cho người khác, phổ biến nhất là nhân viên của bạn. Mọi người cũng viết lời xin lỗi của bên thứ ba thay mặt cho con cái hoặc thành viên gia đình của họ.

Dưới đây là một ví dụ về lời xin lỗi của bên thứ ba nơi người quản lý đang xin lỗi thay mặt cho một nhân viên bán hàng.

Lời xin lỗi của bên thứ ba từ chúng tôi

3. Lời xin lỗi đại chúng

Bạn thường thấy những lời xin lỗi đại chúng từ các chính trị gia, giám đốc điều hành công ty và những người nổi tiếng. Nhưng bất cứ ai đã xúc phạm một nhóm người đều có thể viết một lời xin lỗi đại chúng.

Dưới đây là một lời xin lỗi đại chúng mẫu trong trường hợp bạn cần xin lỗi khách hàng về một vấn đề trong công ty của bạn:

Tham khảo bài viết này từ Front để biết thêm các ví dụ về thư xin lỗi.

3 điều cần cân nhắc khi xin lỗi

Xin lỗi thật khó cho dù bạn xin lỗi về điều gì và bạn đã xin lỗi ai. Hy vọng những lời khuyên dưới đây sẽ giúp việc xin lỗi dễ dàng hơn, cũng như những cảm xúc đi kèm với nó.

1. Đừng nghĩ xin lỗi là mất đi

Lời xin lỗi không làm cho bạn trở thành một người xấu; nó chỉ có nghĩa là bạn coi trọng mối quan hệ hơn cái tôi của bạn. Lời xin lỗi cũng không có nghĩa là bạn có thể "mất đi lập luận", mặc dù đây là một cảm giác thường thấy vì tại sao bạn lại xin lỗi nếu bạn không sai?

2. Đừng mong người đó thứ lỗi ngay lập tức

Yêu cầu sự thứ lỗi không mang lại cho bạn quyền được thứ lỗi. Khi bạn nói xin lỗi, bạn đã cho người khác cơ hội xem xét tình cảm của họ và phản ứng với lời xin lỗi của bạn khi họ thấy phù hợp.

Nếu người mà bạn xúc phạm không đến, bạn có thể nói xin lỗi lần nữa và nhấn mạnh sự chuẩn bị của bạn để sửa đổi, hoặc chấp nhận rằng họ không thể thứ lỗi cho bạn và buông tay. Nếu đó là một sự hiểu lầm hoặc sai lầm nghiêm trọng, hãy hy vọng rằng bạn sẽ cần phải xin lỗi nhiều lần trước khi bạn có thể xây dựng lại niềm tin và mố ;i quan hệ đã bị phá vỡ.

3. Chú ý đến lời nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn khi xin lỗi

Ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói của bạn ảnh hưởng đến cách xin lỗi của bạn sẽ được cảm nhận. Hãy cố gắng để xin lỗi và cố gắng không tỏ ra mỉa mai khi bạn xin lỗi.

Pháp luật xin lỗi

Luật sư của bạn hoặc luật sư công ty của chủ lao động của bạn có thể khuyên bạn không nên xin lỗi, trong trường hợp tuyên bố của bạn được hiểu là thừa nhận tội lỗi và kết quả là công ty phải kiện tụng.

Hãy xem xét các câu hỏi sau đây khi bạn không chắc chắn rằng việc xin lỗi thay mặt cho tổ chức của bạn là cần thiết:

Có phải tình huống bạn xin lỗi đã cấu thành vi phạm pháp luật? Nó có thể được coi là vi phạm pháp luật?
Là hành vi phạm tội liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ và giá trị công ty chính của công ty?
Khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên sẽ phản ứng thế nào với tuyên bố của bạn?
Công ty có sẵn sàng thay đổi thực hành của mình để tránh sự cố tiếp theo không?

Tham khảo hướng dẫn này từ Harvard Business Review để biết thêm thông tin về các câu hỏi trên.

Lời xin lỗi, nói chung, được chấp nhận là bằng chứng trong tố tụng tại tòa án để nạn nhân có thể sử dụng lời xin lỗi của bạn để hỗ trợ cho trường hợp của họ. Nhưng liệu lời xin lỗi của bạn có thể chống lại bạn hay không sẽ phụ thuộc vào ngôn ngữ được sử dụng. Ví dụ, nói rằng , điều đó không nhất thiết phải thừa nhận rằng bạn hoặ ;c công ty của bạn có lỗi. Tuyên bố chỉ đơn thuần là bày tỏ sự cảm thông của bạn về những gì đã xảy ra.

Tin tốt là một lời xin lỗi sẽ không đủ để làm cho một vụ kiện thành công chống lại bạn, vì , như Atty. Joseph Fantini của Công ty luật thương tích Rosen đã đề cập.

Ông nói thêm,

"Một lời xin lỗi không phải lúc nào cũng phải tiêu cực. Nhiều tòa án và bồi thẩm đoàn xem xét lời xin lỗi. Việc bạn xin lỗi có thể được sử dụng là một yếu tố giảm nhẹ và hạn chế mọi hậu quả mà bạn gặp phải. Ngoài ra, từ chối thể hiện sự hối hận hoặc xin lỗi có thể gây ra hậu quả rất nghiêm trọng.

Bạn chỉ cần cẩn thận với ngôn ngữ mà bạn sử dụng. Tập trung vào những khó khăn hoặc những cảm xúc khó khăn mà bên kia trải qua, thay vì những gì gây ra sự khó chịu. Nói rằng để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào về việc bạn thừa nhận tội lỗi.

Ghi nhớ khung xin lỗi 5 bước

Hãy ghi nhớ các bước này vào lần tới khi bạn cần xin lỗi:

bày tỏ sự hối hận
đồng cảm
nhận trách nhiệm
đền bù
hứa sẽ thay đổi

Ban đầu, nó sẽ khó khăn nếu bạn không quen với cách xin lỗi này, vì vậy hãy tiếp tục thực hành cho đến khi việc xin lỗi đến như một bản chất thứ hai đối với bạn.